No Brasil, a maioria da população é formada por um grupo de pessoas "auditivas". Ou seja, pessoas auditivas são àquelas pessoas que gostam de falar e ouvir, então, você como um profissional atualizado não deve ligar para às críticas, como "Reuniões não servem para nada". Confira algumas dicas básicas para a organização e melhor participação nas reuniões: - Definição na hora e lugar: Você precisa planejar para que tudo se encaixe direito. Tenha certeza de que a carga horária não vai ultrapassar os outros compromissos das principais pessoas da reunião. Escolha um bom lugar, que dê suporte para o número de pessoas que vão presenciar a reunião e também, o lugar deve ser adequado ao tipo de reunião. Se for uma reunião com um tema mais polêmico, procure algum lugar que ajude a deixar as pessoas mais tranquilas. - A comunicação interna: Faça uma parceria que dê resultados com as pessoas responsáveis pela Comunicação Interna. É preciso ter a certeza de que todas as pessoas que devem estar presentes na reunião, foram convidadas. Cheque se foram informadas por Correio Eletrônico, Circular ou Memorando. Se for importante, confirme a presença de cada pessoa em escrito. - Caneta, lápis e papel: Não corra o risco de ter problemas maiores depois por falta de material. Distribua os materiais adequados de acordo com a quantidade de pessoas que estiverem presentes na reunião. É muito importante anotar tudo que se fala no decorrer da mesma. - Disposição geral: O líder da reunião deve se posicionar em um lugar onde todos que participarão da reunião possam vê-lo. Combine com ele se vai ser preciso ter uma divisão de lugares, porque ele pode querer ter visão privilegiada de certas pessoas. - O que deve ser servido: Nada além de água, café e chá. Não deve servir coisas para comer, porque podem distrair a atenção. - Interrupções: Combine com o líder da reunião para que ele fique preparado caso aconteça alguma interrupção, como ligações de emergência, chamados de serviço e etc. Deixe combinado quem serão as pessoas que irão atender esses tipos de chamados. - Lista de presença: É preciso anotar quem compareceu, quem faltou e porque faltou. Prepare tudo e faça com que todas as pessoas presentes assinem a lista.
